Sia che si tratti di un evento internazionale che di una manifestazione locale, organizzare un evento sportivo richiede un’attenta programmazione ed una cura puntuale di vari aspetti che qui analizziamo brevemente.

Budget/rendiconto economico – Prima di iniziare a organizzare qualsiasi evento è necessario definire il budget a disposizione: superfluo dirlo ma questo è l’aspetto fondamentale nell’organizzazione, in quanto la misura delle risorse economiche disponibili influirà su tutte le decisioni di carattere organizzativo (investire in comunicazione, invitare un personaggio importante …). Ancora prima di passare agli aspetti concreti è importante fare una stima delle entrate (sponsor, biglietti di ingresso, iscrizioni) e delle uscite (costi di impiantistica, pubblicità, premi) previste.

Segreteria organizzativa – E’ il cuore pulsante dell’organizzazione, si occuperà di tutti quelli aspetti concreti legati all’evento. Principalmente dovrà curare i rapporti con gli atleti: contattare i potenziali partecipanti alla manifestazione, procedere ove necessario con le iscrizioni, curare la logistica, gli spostamenti degli atleti e del loro entourage prima e durante le gare, seguire le prenotazioni alberghiere, acquistare tutto il materiale di vario tipo, gestire il price money.

Rapporti istituzionali – E’ fondamentale coinvolgere gli Enti Locali nell’organizzazione di un evento, inoltrando se possibile richiesta di Patrocinio alla manifestazione. Questo consentirà di accedere ad alcune agevolazioni importanti ai fini dell’organizzazione: lo sfruttamento del suolo pubblico, l’utilizzo di impianti e/o materiale, il supporto nell’organizzazione stessa.

Sponsor – Consentiranno di aumentare il budget a disposizione del comitato organizzatore, aumentando di conseguenza la qualità della manifestazione. E’ importante creare delle occasioni di visibilità per gli sponsor, sia sui media che si occuperanno dell’evento sia nei luoghi dell’evento stesso. Dovranno essere definiti dei pacchetti di sponsorizzazione per venire incontro alle esigenze di ogni singola azienda partner, che dovrà essere coinvolta il più possibile all’interno della manifestazione: in questo modo si creerà un legame tra l’evento e lo sponsor che proseguirà anche in futuro con reciproca soddisfazione.

Comunicazione/pubblicità – Settore tutt’altro che accessorio: la riuscita dell’evento è garantita dalla partecipazione del pubblico e dal richiamo che riesce ad avere, pertanto la comunicazione non è mai un costo, ma un investimento che potrà generare un ritorno di immagine ed economico. I canali attraverso cui la manifestazione si promuove sono pressoché infiniti: dalla cartellonistica sui luoghi dell’evento (manifesti, volantini, gonfiabili…) al sito web, dai depliant ufficiali della manifestazione ai passaggi su radio e tv. Proprio il rapporto con i mezzi di comunicazione è un aspetto molto delicato e importante, che deve essere curato da un ufficio stampa professionale e presente in loco.

Questo è solo un breve e sintetico prontuario, in realtà l’organizzazione di un evento sportivo comporta una serie di problematiche notevoli che possono essere comprese solo attraverso il lavoro sul campo, ma allo stesso tempo una soddisfazione senza pari. Il consiglio generale per chi si troverà a gestire una manifestazione è di definire bene i ruoli dell’organizzazione, ma allo stesso tempo avere una visione elastica che permetta di ovviare alle naturali mancanze o difficoltà che emergeranno durante il percorso.