L’ufficio stampa è quell’organo all’interno di una società o di una manifestazione sportiva che gestisce tutta la comunicazione (interna, verso l’esterno, dall’esterno all’interno). Le diverse realtà, a seconda delle dimensioni, dell’ambito di riferimento, del target da raggiungere, hanno ovviamente dinamiche differenti, ma l’ufficio stampa segue sempre gli stessi principi: anzi è proprio in una “piccola realtà” che l’ufficio stampa può far fare il salto di qualità e garantire quella visibilità che altrimenti sarebbe preclusa.
Un ufficio stampa può utilizzare i più disparati canali, l’importante è che la notizia arrivi al target desiderato secondo il “taglio” prescelto: accanto agli strumenti tradizionali (comunicati stampa, radio, tv) oggi è possibile accedere a numerosissimi altri canali (siti web, forum, blog, facebook, webmail…). Una comunicazione a 360°, strategica ed integrata, è uno strumento efficace per raggiungere gli obiettivi prefissati di visibilità e persuasione.

Affidarsi ad un ufficio stampa professionale va considerato un investimento, e non un costo. Ritenere la comunicazione un elemento accessorio e non preoccuparsi della differenza tra buona comunicazione e cattiva comunicazione è un errore in questa epoca di sovraffollamento mediatico, dove il messaggio “arriva” solo se si ha una perfetta conoscenza del linguaggio, del canale e del pubblico riferimento. Affidarsi a comunicatori improvvisati paga sempre meno.
Un ufficio stampa professionale e una comunicazione efficace comportano importanti risvolti economici. Saper comunicare il personaggio, la squadra o l’evento significa creare un circuito positivo di visibilità e garantire una vetrina importante per tutti gli sponsor che vogliono investire nello sport. Il “costo” di un apparato comunicativo professionale può essere facilmente coperto e incrementato dai ricavi derivanti, nel medio e lungo periodo, da una maggiore esposizione mediatica.
Per concludere l’ufficio stampa svolge un ruolo fondamentale nell’organizzazione di un evento sportivo e nella vita di una società, fungendo da punto di raccordo tra i protagonisti del campo, il management e il pubblico: in poche parole è il cuore pulsante “nascosto” di una macchina ben rodata.

Un piccolo ma chiaro esempio di ufficio stampa che funziona? Analizziamo qui di seguito i contatti del sito web di una squadra di calcio professionistica nell’arco di due anni, prima e dopo che la suddetta società si dotasse di un ufficio completamente dedicato alla comunicazione.

L’ufficio stampa si è insediato nel Giugno 2008 ed è diventato operativo dall’Agosto 2008: in precedenza le news venivano scritte e inserite da persone non del settore, che svolgevano questa attività “a tempo perduto”. In entrambi gli anni analizzati si nota un andamento tipico dei contatti web: un picco dei visitatori e delle pagine visitate all’inizio della stagione (Agosto e Settembre), un buon mantenimento fino a Gennaio e un normale calo fisiologico nei mesi primaverili. Se quindi il grandissimo incremento nella seconda metà di 2008 non va imputato solo all’inizio delle attività di ufficio stampa, è molto interessante mettere a raffronto gli stessi mesi con un anno di distanza: in quasi tutti i casi notiamo almeno che i contatti nel 2009 sono raddoppiati se non triplicati (alcuni esempi per il numero di visitatori – Febbraio 2008: 3893, Febbraio 2009: 6282; Giugno 2008: 2690, Giugno 2009: 7698; Novembre 2008: 6853, Novembre 2009: 10.423). Prima dell’ufficio stampa solo una volta erano state visitate più di 10.000 pagine in un mese: dopo il suo avvento non si è mai scesi sotto questa soglia, con picchi superiori a 20.000 pagine visitate nei mesi di Settembre ’08 e ’09.

Queste statistiche mostrano come un ufficio stampa professionale, che comunichi con efficacia e costanza, generi maggiore interesse rispetto agli argomenti veicolati e di conseguenza maggiori contatti. Un aspetto questo non da poco, se si pensa al target potenzialmente raddoppiato che uno sponsor presente sul sito internet riuscirà a raggiungere Il concetto sia esteso poi dal sito web a tutti gli altri media, verso cui l’ufficio stampa esercita la sua influenza: anche in questo caso la società ne beneficia mediante una comunicazione pianificata, strategica e non improvvisata.